A falta de tempo é um mal que atinge a maioria das pessoas. A nossa vida a cada dia está mais corrida, é um verdadeira disputa contra o relógio. O brasileiro, em especial, já possui a cultura de deixar tudo para a última hora. Cada vez acumulamos mais atividades; é trabalho, faculdade, estudos, treinamentos, família... Às vezes penso se serei capaz de realizar tudo o que tenho para fazer em tão pouco tempo. Afinal, o número de horas em um dia é constante (24hr) e as obrigações são crescentes.
O gerenciamento e a organização do nosso tempo dependem exclusivamente de nós. Temos que utilizá-lo da maneira mais eficiente possível, podendo fazer disso um diferencial no profissional que somos. Pensando nisso, decidi compartilhar algumas dicas de como driblar a falta de tempo no trabalho aumentando a produtividade:
1. Limpe sua mesa e planeje as atividades do próximo dia.
2. Determine o tempo a ser dispendido em cada atividade, incluindo as pendências não resolvidas no mesmo dia. Depois de elaborar toda a lista, determine os itens de prioridade e comece por eles.
3. Assegure-se de que você dimensionou o tempo de forma correta para cada tarefa ser completada, incluindo o tempo gasto com imprevistos e interrupções que possam acontecer.
4. Faça primeiro os trabalhos mais difíceis, enquanto você está mais disposto. Deixe por último, as tarefas menores, já que estará mais cansado ao final do dia.
5. Estabeleça prazos finais para todas as tarefas e sinalize-as quando tiver terminado cada uma delas. Não prorrogue prazos de tarefas importantes, pois elas não serão menos árduas por isso.
6. Lembre-se de anotar horas e prazos específicos para tarefas de rotina como ler e responder e-mails, enviar fax, conversar com a equipe, atualizar relatórios etc.
7. Tente estabelecer horários em que você não permite ser perturbado, a não ser em caso de verdadeiras emergências.
8. Planeje suas ligações telefônicas. Faça um esboço do que precisa dizer e do que precisa saber. Caso seja necessário fazer várias ligações, tente fazer todas no mesmo intervalo de tempo pré-determinado para esta atividade.
9. Quando começar a fazer um trabalho, termine-o. Se deixar para depois, corre o risco de perder muito tempo para retomá-lo.
10. Planeje pequenos intervalos de descanso no período que costuma se sentir menos produtivo.
11. Reserve algum tempo para discutir problemas de rotina com colegas. Assim evita que seja interrompido a todo momento.
12. Aprenda a dizer não. Pergunte a você mesmo: eu sou a pessoa certa para essa tarefa?
13. Monitore como usa o seu tempo e mude conscientemente seu comportamento.
14. Stress e fadiga raramente são causadas pelas atividades realizadas. Geralmente são conseqüência daquilo que deixamos de fazer.
15. Adquira o hábito de terminar tudo que planejou naquele dia antes de ir embora para casa.
2. Determine o tempo a ser dispendido em cada atividade, incluindo as pendências não resolvidas no mesmo dia. Depois de elaborar toda a lista, determine os itens de prioridade e comece por eles.
3. Assegure-se de que você dimensionou o tempo de forma correta para cada tarefa ser completada, incluindo o tempo gasto com imprevistos e interrupções que possam acontecer.
4. Faça primeiro os trabalhos mais difíceis, enquanto você está mais disposto. Deixe por último, as tarefas menores, já que estará mais cansado ao final do dia.
5. Estabeleça prazos finais para todas as tarefas e sinalize-as quando tiver terminado cada uma delas. Não prorrogue prazos de tarefas importantes, pois elas não serão menos árduas por isso.
6. Lembre-se de anotar horas e prazos específicos para tarefas de rotina como ler e responder e-mails, enviar fax, conversar com a equipe, atualizar relatórios etc.
7. Tente estabelecer horários em que você não permite ser perturbado, a não ser em caso de verdadeiras emergências.
8. Planeje suas ligações telefônicas. Faça um esboço do que precisa dizer e do que precisa saber. Caso seja necessário fazer várias ligações, tente fazer todas no mesmo intervalo de tempo pré-determinado para esta atividade.
9. Quando começar a fazer um trabalho, termine-o. Se deixar para depois, corre o risco de perder muito tempo para retomá-lo.
10. Planeje pequenos intervalos de descanso no período que costuma se sentir menos produtivo.
11. Reserve algum tempo para discutir problemas de rotina com colegas. Assim evita que seja interrompido a todo momento.
12. Aprenda a dizer não. Pergunte a você mesmo: eu sou a pessoa certa para essa tarefa?
13. Monitore como usa o seu tempo e mude conscientemente seu comportamento.
14. Stress e fadiga raramente são causadas pelas atividades realizadas. Geralmente são conseqüência daquilo que deixamos de fazer.
15. Adquira o hábito de terminar tudo que planejou naquele dia antes de ir embora para casa.
Ivo Dias
2 comentários:
Muito boas suas dicas, Ivo, de tornar o nosso tempo mais eficiente. Principalmente num início de semana... dá um estímulo para viver essa semana diferenciada!
É como vc falou...as horas são fixas (24/dia) mas as atividades e os desafios estão sempre surgindo.
É preciso disciplina acima de tudo!
PARABENS e sucesso!
Ivo, bom demais o texto! Realmente estimula bastante a sermos melhores planejadores... não precisamos que o dia tenha mais do que 24 horas se soubermos aproveitar o tempo!
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