Produtividade nas reuniões

Realizar reuniões faz parte do cotidiano dentro da realidade empresarial. É realmente fundamental a união do grupo, tendo em vista a tomada de decisões em conjunto, agregar valor ao tema (devido às diversas opiniões), e também do ponto de vista informativo.

O problema surge quando a prática se torna um hábito. Para toda decisão a ser tomada, faz-se uma reunião, alguma dificuldade no meio do caminho, lá vem outra reunião, muitas vezes consumindo desnecessariamente o tempo dos participantes.

Diante dessa realidade, sugiro, a seguir, alguns pontos a serem analisados antes de se convocar uma reunião:

• Sua necessidade real – pode ser substituída por outra forma de decisão?

• Seu objetivo – há clareza quanto o que se pretende com este tipo de instrumento?

• Sua oportunidade – em relação ao tema a ser discutido, o momento é o mais adequado, há disponibilidade dos interessados (com representatividade para participar da reunião)?

• Seu custo – o benefício gerado pelo evento justifica o investimento inicial – tempo, valor hora dos envolvidos, recursos?

Verificando a necessidade da reunião ser convocada, seguem algumas dicas para dinamizar e agilizar o processo:

• Ao convocar uma reunião, elabore com antecedência os pontos a serem discutidos e siga um roteiro para que o grupo não se perca no processo.

• Tente começar a reunião na hora marcada, mesmo que todos os componentes não estejam presentes.

• Se for necessário, atrase, no máximo, 5 minutos. Assim você não desconsidera aqueles que chegaram na hora e não o desmotiva a cumprir o combinado em reuniões posteriores.

• Ao começar, não se prolongue muito na introdução e vá direto e conciso ao assunto.

• Tente intermediar o decorrer da reunião, evitando conversas paralelas e que se repita algo que já foi acordado.

• Anote tudo o que se passa na reunião e ao final faça um resumo do que foi decidido para os participantes.

• Evite prolongar a reunião. Reuniões muito longas desgastam e desconcentram os participantes, tente fazê-la durar no máximo 80 minutos.

Seguindo esses pontos, provavelmente suas reuniões serão mais eficazes e valorizadas pela equipe.

(Fonte: artigo de Francisco Bittencourt, Gerando Reuniões Produtivas.)

Ellen Yanase